Qu'est ce qu'un logiciel de gestion de projet
Un logiciel de gestion de projet est un outil logiciel qui sert à mener à bien des projets quelconques, simples ou complexes : développer un nouveau produit, organiser un audit, une communication, traiter un problème, etc...
Pour mener à bien un projet, on utilise surtout du bon sens, de la rigueur, de l'écoute et quelques méthodes, afin de pouvoir créer les projets, les suivre pendant leur déroulement et les conclure.
En principe donc, les logiciels de gestion de projets devraient faciliter la conduite de ces différentes phases...
Pour construire le projet, il faut :
- définir ce qu'il faut faire pour dérouler les projets en les découpant en tâches élémentaires (le plus souvent par livrables. Pas trop en détail pour limiter le travail), éventuellement liées entre-elles et regroupées sous des tâches récapitulatives (ou phases) quand il y en a beaucoup
- quantifier le temps prévu à passer sur ces tâches élémentaires (temps de travail ou temps d'attentes), de façon à construire un planning initial et savoir (au moins au départ) quand le projet pourrait se terminer (ça rassure)
- affecter les ressources qui vont contribuer aux projets, sur les tâches de "travail". Si on ne sait pas encore qui, on peut mettre des "ressources virtuelles" (définies en métier)
- Dimensionner le projet, en fonction d'un budget éventuel et des délais souhaités
- Idéalement, faire une photo du projet dans son état initial (pour soupirer quand on comparera à la réalité arrivé à mi-projet)
Pour faire le suivi des projets, il faut :
- faire en sorte que les intervenants aient une vue de tout ce qu'ils ont à faire, ainsi que de leur disponibilité, et les faire travailler sur leurs tâches jusqu'à ce qu'elles soient terminées, avec idéalement une saisie du taux d'achèvement des tâches
- pouvoir saisir les temps passés sur les tâches, afin de voir l'écart entre ce qui est prévu et ce qui est réalisé, et idéalement, justifier ces écarts pour une future capitalisation des problèmes et décalages rencontrés
- piloter les projets d'après leurs trajectoires, en replanifiant et en agissant sur la répartition de la charge de travail (encore faut-il la voir), les moyens pour terminer le projet dans le budget et les délais fixés initialement, et prendre en compte toutes les perturbations des projets : absences non prévues, retards fournisseurs, tâches non prévues, etc...
- Idéalement, à la clôture des projets, capitaliser les problèmes rencontrés (qu'il faut donc tracer) afin de faire mieux les prochaines fois...
- faire du "reporting" auprès de sa hiérarchie, ses clients, et manager ses collaborateurs (la position du chef de projet se situe quelque part entre 3 chaises pas toujours très stables).
- Avoir une vue d'ensemble des projets (portefeuille de projets) et de la charge de travail, travailler avec des processus communs, partager l'information, gérer les recettes/dépenses, les plans d'actions, les congés, faire des rapports et autres petits plus...
Le chef de projet a donc beaucoup de choses à gérer, même si l'ensemble des tâches sont à réaliser par les collaborateurs qu'il manage. Il n'a pas de temps à perdre et il lui faut donc un outil efficace et complet (mais simple et rapide) pour créer et suivre ses projets, tout en remportant l'adhésion de ses collaborateurs.
Différentes sortes de logiciels de gestions de projets
- La feuille Excel !
C'est l'outil utilisé peut être par plus de 80% des chefs de projet !
Excel, c'est pratique : on écrit dans des cellules, on peut faire des copié/collé d'une feuille à l'autre, ça fait des totaux et des beaux graphes, et tout le monde connait; pas besoin d'apprentissage
Là ou ça se gâte, c'est quand il faut par exemple décaler des tâches reliées les unes aux autres, ou quand les ressources sont en congé; bonjour la galère et les erreurs pendant le suivi du projet. De plus, pas facile de partager la/les feuilles ou de les maintenir à jour pour tous
- Les solutions gratuites
Tout de suite un mot sur les solutions gratuites.
Tout se paye, si c'est gratuit, c'est que c'est vous la marchandise (vos données, votre façon de travailler, vos documents...) ou que la solution est pauvre en fonctionnalité et sert d'appel vers des options payantes et des services payants
Si vous achetez votre pain gratuitement, c'est qu'il a un problème ou un drôle de goût, ou qu'il y a une anguille sous roche commerciale collée à la croute...
Même si on s'est habitué à une multitude de logiciels gratuits, c'est normal de payer plus ou moins cher un outil logiciel de gestion de projets, qui va vous faire économiser du temps, de l'argent et vous mettre en valeur. Par ailleurs, le fait de payer vous donne le droit d'exiger un service associé : support, mises à jour, aide, formation, conseils, optimisation, etc...
- Les solutions type KANBAN
Il s'agit souvent de solutions en location SAAS
C'est facile, on remplit une liste de tâche et on dit quand faut la terminer et qui s'en occupe. En plus c'est "collaboratif" !
Le problème c'est que bien souvent ce type d'outil ne permet pas de relier les tâches les unes aux autres (exemple : on ne peut pas construire les murs si les fondations ne sont pas faites) et on a rarement une vue de la charge de travail et de la disponibilité des collaborateurs : impossible de voir si Sophie n'est pas en surcharge de travail, tandis que Gaston L. est en sous-charge chronique, ou qu'on a affecté Paul à une tâche précise sans voir qu'il est absent 3 semaines...
Par contre, ce type de solution peut être adapté par exemple pour des projets type SAV (ou développement logiciels Agile/Scrum), avec une liste de tâches non planifiées qui arrivent au fil de l'eau; on a une colonne "A faire", une colonne "En cours" et une colonne "Terminé", et on glisse les tâches d'une colonne à l'autre.
C'est donc un "plus" si l'application de gestion de projet permet aussi ce type de travail, mais c'est insuffisant en terme de fonctionnalités : pas de quantification, pas de liaison entre tâches, pas de vue de charge/disponibilité, pas de consolidation multi-projets (portefeuille de projets), etc...
Exemples : Trello, Monday, SmartSheet
Un petit un mot à propos des solutions SAAS : on vend aux clients le fait que les solutions SAAS sont incontournables à l'avenir, car on peut y accéder par le WEB, surtout en ces temps de télétravail : c'est mensonger! le besoin est effectivement d'accéder à ses applications par le Web, mais pas de louer un produit et d'en repayer le prix au bout de 2 ans ! Avec des applications "on premise" installées sur site, il existe beaucoup de solutions pour y accéder par le Web à partir de n'importe quel périphérique de façon simple et sécurisée (bureau distant, RemoteApp, Myriad-Connect, etc...). Une solution logicielle installée sur site dispose également de beaucoup plus de fonctionnalités qu'une application Web; les données confidentielles restent dans l'entreprise, on peut y adjoindre des modules d'adaptation, etc... Et on ne paye qu'une seule fois les licences, qui sont acquises à vie.
Les solutions Mind Mapping ou carte heuristique
Le mind-mapping est plus une façon de travailler qu'un outil de gestion de projet; on se réunit en salle à plusieurs autour d'une thématique, chacun met ses idées sur des post-it qu'on classe et qu'on regroupe, et l'on en déduit un plan d'action qui constitue le projet. Cette façon de travailler est très intéressante et permet de faire collaborer les membres du projet dès le début de façon très motivante. Par contre, il manque la partie liaison entre tâches, quantification, charge de travail, délais, etc...
C'est donc un "plus" si l'application de gestion de projet permet également ce type de travail
Les vraies solutions de gestion de projets
Nous y voilà !
Pas facile de choisir un logiciel de gestion de projet ! il en existe plusieurs centaines, mais peut être une quinzaine seulement éprouvés et efficaces (on se retrouve d'ailleurs souvent lors de la phase finale des appels d'offres ou des benchmarks)
Evidemment, on pourrait vous proposer le notre : VisualProjet & services associés
Vous pourriez aussi vous fier aux nombreuses pages internet genre "les 10 meilleurs logiciels de gestion de projet", communications commerciales orientées (souvent des produits anglo-saxons) achetées à des "influenceurs" par tel éditeur ou groupe d'éditeurs logiciels...
Nous allons plutôt vous donner quelques conseils ;
- Est ce que vous retrouvez vos besoins dans les points qui ont été listés au début de notre billet ?
- faites un tableau comparatif, en listant vos besoins fonctionnels, et la façon dont ils sont traités par les différentes solutions (vous avez remarqué, ce type de tableau pragmatique et opérationnel n'existe pas sur le net)
- faites marcher le "bouche à oreilles"; consultez par exemple d'autres clients ou entreprises comme la vôtre : facilité d'utilisation, qualité du service support, réactivité...
- comparez le coût total et pas uniquement le coût initial : coût de location vs coût d'acquisition, possibilité d'évolution/adaptation, services, formation...
- Les solutions les plus célèbres ne sont pas forcément les plus efficaces, mais elles sont souvent les plus complexes et les plus chères
- la bonne solution sera celle qui conviendra à votre métier et votre structure; exigez des démonstrations puis essayez les 2 ou 3 solutions retenues pendant 1 ou 2 mois minimum, le temps de faire un tour de cycle complet de quelques projets types, et de tester le service support !
