Complet

VisualProjet peut traiter les tâches de tous les types de projet, simples ou complexes, afin de vous permettre de respecter vos objectifs tout en remportant l'adhésion de vos collaborateurs.

Fonctionnalités avancées

VisualProjet est l'outil idéal pour gérer les plannings de vos développements, visualiser l'état de charge de travail et la disponibilité de vos collaborateurs multi-projets, suivre les heures réalisées et l'avancement des tâches, accéder à la documentation projet, capitaliser les problèmes rencontrés, suivre vos plans d'actions, voir la trajectoire de vos projets, créer des modèles de projet... Le logiciel est également bilingue français/anglais en un clic.

Souple et adaptable

VisualProjet fonctionne en réseau d'entreprise pour partager vos projets et ressources, et peut être totalement accessible en ligne par le web.
IBU-soft offre également la possibilité de développer des modules supplémentaires sur mesure afin d'adapter pleinement l'application à votre système d'information actuel.

 


Créez vos projets

  • Créez facilement vos plannings projets, sous forme de tâches saisies à la volée, ou depuis une feuille Excel, ou depuis la fenêtre de carte heuristique (mind mapping), ou en mode Kanban, ou depuis des modèles, ou par copié/collé issu d'un autre projet,
  • Regroupez les tâches sous des tâches récapitulatives pour simplifier les plannings complexes,
  • Indiquez pour chaque tâche une valeur de travail prévu, d'éventuelles contraintes de dates de début minimum et de fin maximum, un retard avant démarrage...
  • Liez les tâches les unes aux autres, en choisissant les tâches précédentes ou suivantes, par simple clic sur les tâches sélectionnées,
  • Pour chaque tâche, affectez une ou plusieurs ressources humaines, matérielles ou virtuelles, avec un taux d'affectation de travail sur tâche variable afin de lisser la charge/étaler la tâche dans le temps, tenant compte automatiquement des congés de ces ressources et des dates de fermeture des sites,
  • Ajoutez des jalons sur votre planning,
  • Calez votre projet en rétro planning
  • Ajoutez des commentaires, des détails et faites les liaisons documentaires nécessaires par liens hypertext (par exemple vers les règles techniques, normes, etc...),
  • Superposez au diagramme de GANTT, la charge des ressources affectées au projet et sur tous les projets,
  • Créez vos projets à partir de modèles (réalisés par simple clic à partir de projets existants), remplacez les ressources métiers du modèle par les vraies ressources,
  • Réalisez un planning projet dans le cadre d'un devis prévisionnel; une fois la commande obtenue, activez le projet d'un simple clic, fixez une date de démarrage t0, et vérifiez l'impact sur la charge de vos ressources,
  • Saisissez les objectifs en heures prévues, coûts horaires, recettes/dépenses, éventuellement par catégories de tâches et de recettes/dépenses,
  • Faites un cliché initial de votre projet, ou une copie de référence, (qui vous permettra par la suite de comparer le projet à ses références).


Suivez vos projets

  • Sélectionnez les projets qui vous concernent à l'aide de différents tris : par équipe, par chef de projet, par dossier, par projets récents, par filtrages, etc...
  • Visualisez l'ensemble des projets sélectionnés sur une fenêtre unique, et filtrez les tâches affichées (par jalon, tâches en retard, terminées, etc...)
  • D'un seul clic, affichez les listes de tâches et actions/risques projets vous concernant, depuis votre tableau de bord
  • Pour chaque tâche, faites saisir par les utilisateurs (ou saisissez directement dans le planning) les heures réalisées et l'état d'avancement. La saisie des heures réalisées peut se faire depuis une feuille de saisie mensuelle, avec contrôle du total journalier, hebdomadaire, mensuel, et vue des jours d'absences prévus et des heures en manque/dépassement. Possibilité de verrouiller les saisies avant une date donnée.
  • Vérifiez la trajectoire du projet, entre les heures fixées en objectif, les heures prévues/re-prévues, les heures réalisées, et la prévision à fin de projet,
  • De même, saisissez les recettes/dépenses sur projet, ainsi que les données métiers dans le tableur multi-feuilles intégré
  • Faites des interruptions temporaires sur le déroulement de certaines tâches, en cas de priorités sur d'autres tâches,
  • En cas de difficulté, ajoutez des compléments d'heures sur les tâches, datés et justifiés,
  • Saisissez tous vos évènements projets dans le champs historique du projet
  • Faites un cliché du projet à un instant donné, pour recopier dans l'historique projet l'état du projet à cet instant
  • Saisissez une liste des actions projet en marge du planning (éventuellement un document externe d'entreprise), avec rappel automatique des points ouverts non soldés,
  • Capitalisez en visualisant l'historique projet, la synthèse des compléments d'heures ajoutées aux tâches projet, la liste des actions projet, les recettes/dépenses...,
  • Visualisez l'ensemble des tâches de tous vos projets actifs et ouvrez-les directement depuis cet état par double-clic,
  • Visualisez les heures réalisées par ressource, équipe, projet, pour n'importe quelle période
  • Visualisez la charge et la disponibilité de vos ressources, et la charge en homme-mois, par métier, qu'elles soient réelles ou virtuelles (génériques par métier)
  • Comparez les projets entre-eux, représentés sous forme de bulles, fonction de leur avancement, durée, quantité de travail et nombre de ressources
  • Faites une analyse de vos projets, pour lister les tâches en retard, les tâches dont la date de fin dépasse la butée maxi fixée, les causes de dépassement, etc...


Gérez vos projets

  • Créez la liste de vos ressources humaines (avec leurs plages et coûts horaires journaliers) et matérielles ou utilisez un import Excel. Déterminez leurs droits fonctionnels. Regroupez-les en équipes, en site, en métiers,
  • Saisissez les dates d'ouvertures et fermetures, ponts, etc...de votre structure,
  • Saisissez pour chaque ressource les congés, absences ou présences exceptionnelles (travail le week-end, etc...)
  • Visualisez la charge (surcharge/sous-charge) consolidée de vos ressources sur l'ensemble de vos projets, superposée aux tâches projet affectées à ces ressources,
  • Depuis cette vue, ouvrez directement les projets par double-clic pour traiter les cas de surcharge/sous-charge constatés. Lissez la charge par clic droit sur les tâches à problème, pour les retarder ou changer la valeur du taux de travail des ressources affectées, ou interrompre momentanément la tâche
  • Saisissez les recettes/dépenses et suivez votre liste d'actions/risques sur projets
  • Utilisez le tableur multi-feuilles intégré dans chaque projet ou modèle, ou les 3 tableurs communs à tous dans l'application
  • Réalisez des organigrammes par site, service...


Partagez vos projets

  • Accédez aux projets par le WEB ou copiez vos bases de données projets sur PC nomade, pour les réunions à l'extérieur !
  • Partagez avec vos collaborateurs votre vision du projet, grâce à l'utilisation de bases de données communes des ressources, modèles, projets...
  • Tchattez entre connectés au serveur, ou réalisez de la visio conférence privée par IP
  • Imprimez vos projets, mind mapping, diagrammes de charges, heures réalisées, trajectoire projet, etc...
  • Créez des rapports à la carte sur une sélection de projets ainsi que des rapport transversaux
  • Paramétrez l’application pour envoyer des mails automatiques en cas de modification du planning et du plan d'action du projet, ou en cas de demande/validation de congés
  • Exportez tous les tableaux affichés vers MS Excel (vos projets, actions projet, compléments d'heures, synthèse projets, heures réalisées, etc...), et les plannings projet vers MS Project 2010/2013 (XML).
  • Passez l'application en Français-Anglais, d'un simple clic
  • Faites développer par IBU-Soft des modules d'adaptation à votre système d'information. Exemple : gestion de feuilles de frais, extraction d'indicateurs particuliers, import/export de données, etc...

Apprendre la gestion de projet

Faire de la gestion de projet ne s'improvise pas, même avec les outils les plus complets ou les plus jolis

Cela ne se résume pas non plus à réaliser un beau planning initial et théorique; le plus difficile justement est non pas de créer les projets, mais plutôt de les suivre afin de respecter les objectifs initiaux

D'expérience, un projet est perpétuellement perturbé; problèmes techniques, temps alloués trop serrés dans un contexte concurrentiel, dépenses imprévues, ressources surchargées par d'autres projets, impossibilité d'estimer la charge consolidée et la disponibilité de ces ressources, arbitrages difficiles et forcément imparfaits entre responsables de projet pour prioriser telle ou telle tâche...

A cela s'ajoute parfois la mauvaise volonté des uns (en interne et coté clients), les "yakafokon" et les "laissons courir"...

De plus, en fin de projet, l'absence de capitalisation des problèmes rencontrés fait que l'on rejoue les mêmes erreurs au cours des projets suivants...

Sans compter certains outils de gestion de projets qui confondent "avancement des tâches" et "heures réalisées": ce n'est malheureusement pas parce que les heures tombent sur les tâches que celles-ci avancent...

IBU-Soft dispose d'une expérience de plus de 30 ans en gestion de projets de toute taille et à l'aide de ressources de tous profils. Cette expérience est transmise lors de la journée de formation au logiciel VisualProjet, mais il existe également des formations intéressantes sur le net:

- basiques sur la gestion de projet

MOOC de l'école centrale

- Cours de gestion de projets